3 tips för att minimera krissituationer i din IT-miljö

Du som varit med ett tag vet att IT-verktyg sällan är perfekta. Saker kan gå sakta och i värsta fall kan de gå sönder – och då uppstår oftast något av en krissituation. Här får du några enkla men väldigt effektiva tips på vad du kan göra för att skydda dig mot oförutsedda avbrott som är frustrerande och kostsamma för din verksamhet.

 

Din IT-miljö innehåller olika funktioner, såsom affärssystem, mail och dokumenthantering. Det är alla viktiga funktioner, som du inte vill ha avbrott i. Förr eller senare händer det tyvärr ändå.

Avbrott är av naturen svåra att förutsäga och det är just därför de också kan lamslå en organisation. Men det finns saker du kan göra för att det ska bli mindre kostsamt och för att du och dina kollegor ska uppleva det hela mindre frustrerande.

1. Medvetandegör behoven

Vi föreslår att du börjar med att ställa dig två frågor. Svaren på frågorna kommer ge dig riktlinjer för hur din IT-miljö bör vara uppsatt för att oförutsedda avbrott ska bli mindre kännbara.

Fråga 1: Tillgänglighet drift

Den dagen något går sönder och funktionen inte är tillgänglig – hur lång tid får gå innan funktionen är igång igen? Det vill säga; hur lång nedtid, då ni inte kommer åt funktionen, kan du acceptera?

 

Fråga 2: Backup av data

Om du förlorar information, hur många timmars data/information är det okej att förlora?

Dina svar skulle kanske kunna se ut någonting så här:

 

Funktion Drift (RTO*) Data (RPO**)
ERP (affärssystem) 4 timmar 1 dag
Mail 1 timme 1 dag
Dokumenthantering 4 timmar 4 timmar


* RTO står för Recovery Time Objective, ett tidsmål för återupptagande av IT-drift efter att något hänt.

** RPO står för Recovery Point Objective, fokuserar på säkerhetskopiering av data.

 

Två viktiga områden för kontinuitet

Den första frågan handlar alltså om tillgänglighet driftsmässigt (RTO med en mer teknisk term) och den andra handlar om säkerhetskopiering av data (RPO). Hur du väljer att jobba med dessa två områden har stor betydelse för hur verksamheten påverkas av ett avbrott.

Som du förstår är det svårt att undvika att ett avbrott upplevs frustrerande eller är mycket kostsamt om du har en enda kritisk apparat för din funktionalitet och höga krav på tid.

En kan enkelt säga att en verksamhet som har råd att låta några dagar gå innan alla funktionalitet är tillbaka, behöver inte investera så mycket pengar i snabb återstart som en verksamhet som behöver vara uppe inom två timmar.

En verksamhet med stort beroende av data (som till exempel en e-handel med en databas som motor) är väldigt sårbar om det skulle uppstå ett driftstopp. Här behöver man titta på backup av kritisk data och hur ofta den bör schemaläggas.

2. Ställ krav på din leverantör att installera rätt teknik

Du behöver alltså komma fram till vilka avbrottstider som är acceptabla för din verksamhet. Svaren är bra insikter för dig, och ger dig en måttstock att jobba med. De är också bra input till din IT-leverantör, som med dess hjälp bör komma med förslag på en stabil och bra lösning för just din verksamhet.

Se till att du har en engagerad partner, som kan hjälpa dig att ställa rätt krav på dina IT-funktioner. En bra partner har stenkoll på din verksamhet och förståelse för vilka funktioner som krävs för att ni ska kunna prestera på bästa sätt. De bör också ha kunskap och erfarenhet av de olika lösningar som kan vara aktuella och passa bäst just för er situation.

3. Se till att din leverantör finns tillgänglig

Om det värsta händer och något skulle gå sönder, försäkra dig då om att hjälp finns att få. Skriv ett avtal med din IT-partner som säkerställer att de är tillgängliga om något skulle hända. Basera kraven om tillgänglighet på hur affärskritisk funktionen är.

Ha också i åtanke att din verksamhet inte bör vara beroende av en enda person – säkerställ att du har en personoberoende IT-partner för de funktioner där du har krav på minimalt med avbrott.

Den korta checklistan för dig som vill minska IT-stressen

Som sammanfattning kan vi alltså säga att om en tittar ordentligt på behoven och bryter ned det som först kanske känns ogreppbart, så blir det mindre överväldigande att reda ut vad du behöver göra för att minska frustrationen och kostnaderna vid krissituationer.

Här är våra tips samlade i en checklista för dig som vill minska den effekt ett avbrott kan ha:

  1. Medvetandegör behoven – vad är okej att förlora i tid och data
  2. Installera teknik som stöttar dina krav på IT-funktioner
  3. Säkerställ att du har en tillgänglig leverantör

 

Följer du våra råd kommer du, när nästa avbrott inträffar (vilket det tyvärr gör förr eller senare), känna dig trygg i vad du råkat ut för, hur du ska hantera det och hur du ska kommunicera det till dina medarbetare.


Relaterade inlägg

Framtiden är redan här

När man är mitt uppe i händelserna märks inte förändringarna lika mycket som när man… Läs mer »

Undvik ”vilda västern” inköp; 6 steg mot högre lönsamhet

Avtalstrohet och trygga interna inköpsrutiner är viktigt för att lyckas hålla nere kostnaderna och öka vinsten i ett företag, där… Läs mer »

Arbeta mer effektivt med Office 365 – så här kommer du igång

När marginalerna ständigt krymper och det gäller att få ut mer av varje krona, är effektivisering och digitalisering ord på… Läs mer »