Uppmaning till entreprenörer i ägarledda bolag – Börja mäta och kommunicera kring värdet av IT

En fråga jag ofta får från företagsledare berör hur man kan mäta och förstå värdet av IT. När jag frågar VD eller IT-ansvariga så varierar svaren från tystnad till att man känner att det är svårt och IT upplevs mest som en kostnad och nödvändigt ont. Jag tror att det helt enkelt är svårt att svara på frågan, hur lönsam blev CRM investeringen, bytet av ekonomisystem eller införandet av vårt nya Intranät.

I mindre och medelstora bolag (upp till 100 anställda) måste vi ofta vända på frågan då man inte har egen intern IT-avdelning utan samarbetar med en partner. Hur bra har IT-partnern förklarat värdet av IT och hjälpt mig förstå dess nytta för bolaget?

Vi kan kanske enas om att vi ibland inte gör ett tillräckligt bra jobb i att kommunicera värdet av IT, och att det måste starta med att mäta IT så att vi har något att presentera. Värdet vi sedan kommunicerar för ledning/styrelse måste vara enkelt så att vem som helst förstår det utan att ha programmerat DOS på 80-talet. Först då kan beställare känna att IT-investeringar känns lika enkla att genomföra som en anställning när man har mycket att göra.

Så om vi startar med vad vi kan mäta bör vi dela upp vårt fokus mot två områden, Operativa mätetal och Affärsmässiga mätetal. Detta är viktigt att skilja på och jag skall berätta varför.

Operativa mätetal är data såsom upptid (hur många timmar har våra servrar legat nere respektive varit igång), hur snabbt är vårt nätverk, hur många Helpdesk ärenden har ekonomisystemet genererat och så vidare. Alla är viktiga mätetal om de används på ett smart sätt för att identifiera rotproblem och sedan proaktivt åtgärda dessa för att skapa ett framtida bättre operativt utfall. Dessa operativa mätetal måste utarbetas utifrån kärnverksamheten och vad som är viktigt för just den/ert bolag – det finns mängder att lyfta fram men alla är inte lika relevanta för alla bolag. Dessa mätetal är dessvärre av mycket lite värde för en företagsledning som dels kan ha svårt att förstå vad dem betyder, men också har svårt att översätta dem i direkta affärsnyttor. Att CRM servern vart igång 99% senaste månaden kan knappast kopplas direkt till att säljorganisationen ökat omsättningen med 20%. Dessa mätetal är främst interna och beskriver hur bra IT sköter IT.

Affärsmässiga mätetal är istället fokuserade mot verksamheten och där IT skall skapa nytta och värde. Den stora utmaningen ligger här i att bestämma hur IT skall mätas, mäta kontinuerligt och sedan kommunicera värdet löpande på ett sätt och språk som ledning och verksamheten förstår.

Så hur kan vi komma vidare i 5 steg:

  1. Lär känna verksamheten och människorna.
    Hur definierar ledningen och medarbetarna framgång? Vad pratar man om på möten, i rapporter och liknande. Vad är viktigast för att bolaget skall uppleva framgång helt enkelt. Kan ex vara antal nya affärer per månad, beläggningsgrad på konsulter eller ett kvalitetsmål i produktion.
  2. Ta reda på vad som är viktigt för era kunder.
    Varför väljer kunder att köpa era tjänster/produkter, vad är ert värdeerbjudande och vad gör er unika? Vad älskar kunderna med ert bolag och gärna sprider till andra.
  3. Identifiera processer och system som är direkt kopplade till punkt 1 och 2 ovan.
    Håll er till detaljer som verkligen går att koppla samman. Det vill säga, gå till botten med påståenden om att t.ex. ”Inköpet av CRM systemet ledde till fler affärer på nya kunder.” Gå till botten med hjälp av organisationen och fastställ att det verkligen var så och intervjua till och med kunder och fråga om dem upplevde en snabbare service under sin köpprocess, att säljaren kunde mer om deras behov, att han/hon visste vad kunden hade för utmaningar.
  4. Starta i liten skala och börja iterera.
    Börja inte med för många mätetal, hellre 1-2 som ni förstår er på och kan mäta och kommunicera kring på löpande basis. Öva och fortsätt utveckla både Operativa och Affärsmässiga mätetal som betyder något i er verksamhet. Glöm inte – fokusera på dem Affärsmässiga!
  5. Inkludera Affärsmässiga mätetal i alla framtida utvecklingsprojekt.
    När nästa investering kommer upp på dagordningen, se till att Affärsmässiga mätetal finns med i utvecklingsarbetet och att projektteam och ägare ansvarar för att ta fram vilka relevanta mätetal som skall mätas och kommuniceras. Hjälp organisationen att ta fram hur nya IT-lösningen skall hjälpa dem bli effektivare, spara pengar, bidra till bolagets övergripande mål etc, så att värdet av IT blir tydligt och förhoppningsvis större än investeringen.

Behöver ert företag hjälp med att börja mäta IT, kontakta mig på josef.bilek@goodfellows.se för en dialog kring hur man kan komma igång!

Lycka till!
Josef

Digital Affärsdesigner
Goodfellows


Relaterade inlägg

Vilka är vanliga användningsområden för Skrivbords- & Programvirtualisering?

Framtidens Datorarbetsplats förändras och en snabb utveckling sker inom skrivbordsvirtualisering. I traditionella affärsmiljöer lider ibland användare av produktivitetsförluster på många… Läs mer »

Prissättning som ger högre lönsamhet, hur lyckas man med ”rätt” prissättning?

Hej vänner, När det gäller prissättning så finns det flera olika tillvägagångssätt beroende verksamhet, produkt och… Läs mer »

En digitaliserad värld

Digitaliseringens möjligheter ökar, tekniken blir allt mer viktig både privat och i jobbet. Internet innebär nya mönster för… Läs mer »