Undvik ”vilda västern” inköp; 6 steg mot högre lönsamhet

inköp

Avtalstrohet och trygga interna inköpsrutiner är viktigt för att lyckas hålla nere kostnaderna och öka vinsten i ett företag, där oftast inköpsansvarige är den som upprättat avtalen med passande leverantörer. Trots detta finns det en tendens bland övrig personal att ignorera de gällande avtalen och förhandla egna priser samt i vissa fall välja annan leverantör. Detta kallas för ”vilda västern” i inköpskretsar.

En karaktär vi oftast ser i ”vilda västern” är prispressaren. Utan att tänka på konsekvenserna fokuserar prispressaren enbart på produktkostnaderna. Genom att pruta vill prispressaren agera hjälten som hjälper företaget till de absolut lägsta priserna. Ett lägre produktpris kan dessvärre komma att bli mer kostsamt, till exempel i form av försenad leverans och dålig kvalitet, som i värsta fall drabbar slutkund. I den förhandlingsduellen står ditt företag som förlorare.

Ett ytterligare problem som uppstår i ”vilda västern” är ökad administration för ekonomi och inköp eftersom de måste lägga upp nya leverantörer i affärssystemet och hantera fakturor från andra leverantörer än de som ingår i avtalet. Hamnar produkterna sedan på lager så blir det dessutom mer lagerhanterings-kostnader som till exempel uppmärkning och emballage. Om volymerna hos tänkta leverantörer blir lägre än estimeringen, går priserna med största sannolikhet upp.

Det stora problemet är att man inte ser till helheten, och desto större problem blir det när allt fler i företaget börjar agera på egen hand och lägger tid på fel saker. Detta kan på sikt skada affärsrelationer med viktiga leverantörer och resulterar tillslut i företagsdilemman som kostar onödigt mycket pengar.

Här är följer 6 råd hur man undviker ”vilda västern”;

#1   Se till att det finns en tydlig produktstrategi i företaget.

#2   Det är inköparens roll är att förhandla attraktiva priser och fördelaktiga villkor med leverantörerna. Låt inköparen med sin kompetens utforma en inköpsstrategi som stöder produktstrategin för alla användare.

#3   Informera berörda internt om inköpsstrategin, de förhandlade avtalspriserna och villkoren så att alla förstår vad det innebär och varför det är viktigt med avtalstrohet.

#4   Ta fram tydliga rutiner för beställning av produkter på användarnivå så att man får ett gemensamt arbetssätt i företaget.

#5   Uppföljning av inköpsbeteende, inköpsvolym och leverantörsprestation under året är viktigt för att kunna öka volymen  ytterligare och därmed sänka priserna.

#6   Se till att alla processer är strukturerade och under kontroll, det är insidan som speglas utåt. Företaget måste agera professionellt för att upplevas professionellt gentemot leverantörerna.

 

Förutom sänkta kostnader och en ökad lönsamhet kan dessa råd hjälpa ditt företag att skapa större förhandlingskraft gentemot leverantörer. Med relationer över tid skapas ett win-win koncept och minskar tidsåtgång att hantera alla leverantörer och rätta till problem som uppstår. Med en inköpsstrategi och internt code of conduct gällande avtal kan företaget ligga i framkant och agera proaktivt istället för reaktivt.


Relaterade inlägg

Vilka är vanliga användningsområden för Skrivbords- & Programvirtualisering?

Framtidens Datorarbetsplats förändras och en snabb utveckling sker inom skrivbordsvirtualisering. I traditionella affärsmiljöer lider ibland användare av produktivitetsförluster på många… Läs mer »

Vår säkerhets­expert Håkan Eriksson berättar om de viktigaste säkerhets­åtgärderna för att förebygga en ransomware-attack!

SÅ SKYDDAR DU DIG MOT VIRUS-ATTACKER! Ransomware är ett ord som ofta florerar på nyheterna, inte minst inom IT-branschen. Ransomware är… Läs mer »

5 tips på vägen till innovation

Många pratar om kreativitet; att vara kreativ på jobbet, kreativa arbetsmiljöer och kreativa team. Det är känt att… Läs mer »