Arbeta mer effektivt med Office 365 – så här kommer du igång

När marginalerna ständigt krymper och det gäller att få ut mer av varje krona, är effektivisering och digitalisering ord på allas våra läppar. Vi tipsar om hur du kommer igång med Office 365, som verkligen har kapacitet att effektivisera din verksamhet.

Fragmenten som blev en integrerad helhet

Ett företags infrastruktur består av många olika system. Vi pratar om affärssystem, säljstöd, intranät, dokumentsystem med mappar och filer och ytterligare system för till exempel synkning och backup.

Allt detta har man tidigare oftast upphandlat separat och sedan har man jobbat ganska hårt för att få de olika statiska systemen att prata med varandra på olika sätt.

Men under de senaste åren har det skett enormt mycket på det här området. Idag är alla dessa delar integrerade i ett enda stort ekosystem där delarna redan från början är tänkta att prata med varandra. Ett av de största ekosystemen är Microsoft Office 365.

Vad är det som är så bra med Office 365?

Bortsett från grundpelarna; Word och Excel och alla de andra Office-programmen som du är van vid sedan tidigare, har Office 365 helt nya möjligheter för samarbete genom konversationsstöd och nya samarbetsverktyg.

Office 365 är också uppbyggt på ett sätt som gör det enkelt att anpassa strukturen, så att just ditt ekosystem skapar nytta för just din verksamhet.

Som användare är ingången till Office 365 ditt användarkonto. Kontot ges behörigheter som ger dig tillgång till olika funktioner i molnet. Det innebär att så länge du använder ditt konto, så är all din information tillgänglig på den enhet du vill ha den – vilket gör din arbetsdag både enklare och mer flexibel.

I Office 365 ligger alla produkter ovanpå plattformen Sharepoint, vilket har stor betydelse för funktionaliteten. I större organisationer är Sharepoint också ingången för medarbetarna.

En stor game changer är också Teams, Microsofts chattbaserade samarbetsverktyg, som har funnits i snart två år och ständigt uppdateras. Teams ger möjlighet till riktigt smidigt och effektivt samarbete genom enkel dokumentdelning och bra chattfunktion. Här finns också versionshantering och spårbarhet, så att du kan se vem som gjort ändringar i dokument och gå tillbaka om något bli fel.

Så här byter du till Office 365

Så hur går en tillväga för att börja jobba med Office 365? Vi brukar dela upp processen i några enkla steg:

  • Arbeta fram informationsstrukturen

Sätt dig med din leverantör och skapa en bild av hur ditt ekosystem ska fungera – hur din infrastruktur ska fungera, när du nu har chans att skapa version 2.0.

Titta på befintliga beteenden och informationsstrukturer, gå igenom de förväntningar och krav som finns från organisationens insida och utsida som ni vill möta för att kunna prestera ännu bättre än vad ni gör idag.

Det brukar krävas en, eller ett par workshops, för att få allt på plats.

  • Utbilda medarbetarna

Förändring blir alltid lättare om alla inblandade har kunskap och förståelse. Se till att alla medarbetare får den information och kunskap som behövs för att deras vardag ska flyta på utan problem.

  • Flytta informationen

Ta hjälp att flytta all information och se till att inga kopplingar går förlorade i flytten.

Vår erfarenhet är att du kan stöpa om din infrastruktur, och gå från gammalt till nytt, på ungefär en månads tid.

Har du frågor om Office 365 och hur din organisation kan jobba på bästa sätt? Tveka inte att höra av dig till oss !


Relaterade inlägg

En digitaliserad värld

Digitaliseringens möjligheter ökar, tekniken blir allt mer viktig både privat och i jobbet. Internet innebär nya mönster för… Läs mer »

Mode + IT = Sant

Modebranschen har länge använts som en referens för snabba förändringar och har i den digitala tidsåldern kapacitet att… Läs mer »

Undvik ”vilda västern” inköp; 6 steg mot högre lönsamhet

Avtalstrohet och trygga interna inköpsrutiner är viktigt för att lyckas hålla nere kostnaderna och öka vinsten i ett företag, där… Läs mer »