Vad kostar ett affärssystem?


Business Central 08/03/2020

Vad kostar ett affärssystem? Det här är en av de vanligaste frågorna vi får på Goodfellows Business Partner. Svaret är komplext, men i den här artikeln förklarar vi övergripande vad ett affärssystem kostar och vilka faktorer som påverkar såväl leverantörens pris som era kostnader.

I den här artikeln lär du dig:

  1. Kostnaden av ett affärssystem i relation till er omsättning
  2. Hur kostnaden av ett affärssystem är uppbyggd
  3. Fördelar och nackdelar med fast och rörligt pris
  4. 6 viktiga prisfaktorer att tänka på
  5. Varför en första analys av verksamheten är viktig innan ni går vidare

Så kan ni räkna på kostnaden i relation till omsättning

Går det att ge en generell uppskattning av vad ett affärssystem kommer att kosta ert företag? Det enkla svaret är, ja.

ERP-bloggen har gjort en sammanställning där man får en fingervisning om kostnaden i relation till företagets omsättning. Där konstateras att företag bör räkna med cirka 1,5 % av omsättningen i implementationskostnad och 3,6 % av omsättningen totalt för de första fem åren.

Observera att det här är grova uppskattningar som kan variera kraftigt, men som kan ge er en första idé om vilken investering ni står inför.

Vill du ta ditt affärssystem till nästa nivå?

Så är kostnaden av ett affärssystem uppbyggd

Affärssystemets kostnad består av många delar. Generellt kan man dela upp den enligt listan nedan. Den ger er en övergripande bild av de olika delarna och kan guida er inför bytet av affärssystem.

  • Licenser – mjukvarukostnaden för varje användare
  • Implementation – nulägesanalys, installation, uppsättning, utbildning och datamigrering
  • Integrationer & anpassningar – hur mycket systemet måste skräddarsys
  • Interna resurser – utbildning, omstrukturering och förändring av organisationen
  • Support & uppdateringar – support/stöd, uppgraderingar, löpande fortbildning

Fast eller rörligt pris?

Rörligt pris

Det absolut flesta affärssystemsprojekt baseras på ett rörligt pris. Det innebär att er partner använder en löpande timdebitering som kan öka eller minska beroende på vad som uppstår längs vägen.

Det är tyvärr vanligt att projekt som bygger på löpande timdebitering blir 2-3 gånger högre än vad som först budgeterats. Se därför till att ni anlitar en erfaren och modern leverantör och att ni gjort en upphandling där avtalet tydligt specificerar vilka lösningar och funktioner ni har beställt.

Fast pris

Ett fast pris är ofta dyrare på pappret men innebär att ni garanteras en funktionalitet och slipper oroa för att kostnaderna drar iväg. Ett fast pris kan se dyrt ut initialt, men innebär att ni slipper överraskningar och ser till att er leverantör tar ansvar för det ni avtalat om.

I slutändan är det svårt att säga vilken modell som blir bäst för er. Vi på Goodfellows Business Partner använder fast pris då vi anser att det ger en viktig trygghet för kunden. Här kan du läsa mer om varför vi jobbar med fast pris.

6 faktorer som påverkar kostnaden av affärssystem

Det finns många faktorer som påverkar priset och kostnaden av ett affärssystem. Nedan listar vi 6 av de viktigaste delarna att tänka på.

  1. Licensmodell
    Cloudlösningar blir allt vanligare. Det innebär att ni betalar en fast månadsavgift per användare, vilket inkluderar licens, drift och löpande uppdateringar. Alternativet är en klassisk licensmodell som innebär att ni köper en licens för samtliga användare ni behöver, och sedan betalar en löpande årlig serviceavgift. Läs gärna mer om Cloudlösningar v.s. On-Premise här.
  2. Antalet användare
    Affärssystem prissätts generellt baserat på antalet användare av systemet. I vissa fall är det samtidiga användare och andra fall är licensen kopplat till den enskilda användaren. I en Cloudlösning (SaaS) kan ni vanligtvis skala upp och ner antalet användare varje månad.
  3. Verksamhetens komplexitet
    Ju komplexare processer desto mer behöver systemet anpassas. En affärsmodell som exempelvis inkluderar e-handel och tredjepartslogistik kräver många integrationer och anpassningar.
  4. Interna resurser
    Ett affärssystem är ett verksamhetssystem som påverkar hela organisationen. Det interna resursbehovet kan därför bli en stor kostnadspost.
  5. Implementation
    Här ingår uppsättningen av affärssystemet med analys, installation, konfiguration, utbildning och go-live tester. Implementationskostnaden står ofta för en stor del av den initiala kostnaden.
  6. Service, drift och aktiv förvaltning
    Ett företag utvecklas kontinuerligt, vilket skapar nya krav och behov i verksamheten, därför behöver ni löpande arbeta med en aktiv förvaltning av affärssystemet. Er partner ska stödja er proaktivt i förvaltningen av affärssystemet så att ni får maximal avkastning på er investering.

Innan du går vidare…

Känner ni att den här artikeln gav er ett bra underlag för att byta affärssystem? Tänk på att investera i ett grundligt förarbete. Då minimerar ni risken för problem och oplanerade kostnader längs vägen. Ta hjälp av en affärssystemspartner och fråga er:

  • Vad behöver affärssystemet innehålla för att hjälpa verksamheten på kort och lång sikt?
  • Finns det acceptans internt för att byta affärssystem?
  • Har vi interna resurser för att framgångsrikt implementera ett nytt affärssystem?
  • Hur komplexa är våra processer? Hur avancerat system behöver vi?

Vill ni läsa mer om vad ni behöver tänka på inför ert val av affärssystem?
Läs den här guiden.

Sammanfattning

  • 1,5 % av företagets omsättning är ett vanligt nyckeltal för att beräkna kostnaden av ett affärssystem
  • Fundera över fast eller rörligt pris. Båda har för- och nackdelar
  • Implementationskostnaden och de interna resurskostnaderna är stora poster
  • Gör en noggrann analys av företagets behov innan ni väljer affärssystem

Kontakta oss för mer information


    Författare

    Karl Malmström

    Ett företag som växer måste omge sig med partners som bidrar till tillväxt genom professionalism, kompetens och förståelse för de behov företaget har. Jag har under 15 år arbetat i och med ett stort antal snabbväxande bolag och känner därför de olika situationer som uppkommer väldigt väl. Det känns därför oerhört kul att få vara…

    Du kanske också är intresserad av


    Insikter

    Vilka är vanliga användningsområden för skrivbords- & programvirtualisering?


    02/05/2019
    Insikter

    Att tänka på när man jobbar utanför ett skyddat kontor


    02/04/2020
    Insikter

    Viktigaste säkerhetsåtgärderna för att förebygga en ransomware-attack


    10/11/2019

    « Tillbaka till alla artiklar